지난 1편에서는 집합건물 관리의 헌법인 '관리규약의 중요성'을 짚었다. 

그렇다면 현재 우리 건물에 맞는 관리규약은 어떻게 만들어야 할까. 전문가들은 관리규약 제정은 단순한 행정 절차가 아닌, 향후 발생할 수 있는 수천만 원대 법적 분쟁을 예방하는 핵심 경영 활동으로 봐야 한다. 

'복붙'은 그만!…우리 건물만의 특성 반영한 초안 작성이 중요

관리규약 제정의 첫 단계는 초안 작성이다. 많은 관리단이 지자체 표준관리규약을 그대로 사용하는 경우가 적지 않지만, 이는 현실과 괴리된 '껍데기 규약'으로 전락할 가능성이 크다.

지자체의 표준관리규약을 참고하되, 우리 건물의 운영 현실을 냉정하게 반영하여 건물 특성에 부합하는 세밀한 설계가 요구된다.

핵심 체크리스트 :
△ 주차장 운영 방식(지정주차, 유료화 등)
△ 업종별 공용관리비 차등 부과 기준
△ 옥상·테라스 등 공용부분의 전속 사용권 여부
△ 관리비 체납 시 연체료율 및 단전·단수 조치
등 분쟁이 빈번한 항목을 중심으로 구체적인 기준을 설정해야 한다.

시설관리 전문가는 "초기 규약 설계가 부실하면 이후 모든 갈등이 규약 해석 문제로 번진다"고 지적했다.

규약 제정의 최대 난관, '결의 요건' 채우기

규약 제정 과정에서 가장 큰 장벽은 법정 의결 요건이다.
집합건물법상 관리규약을 제정(또는 변경)하기 위해서는 매우 까다로운 요건을 충족해야 한다.

현행 집합건물법 원칙에 따르면 관리규약 제정 또는 변경을 위해서는 관리단집회(총회)를 열어 구분소유자 수 및 의결권(전유면적 기준) 모두 4분의 3 이상 찬성이 필요하다.

문제는 현실적으로 이 요건을 집회 방식으로 충족하기 어렵다는 점이다.

이에 따라 최근에는 서면·전자 결의가 대안으로 활용되고 있다. 

현실적으로 동일한 일시에 소유주 75% 이상이 모이기는 어렵기에 이 상황을 반영하여 집회를 열지 않고 서면이나 전자투표 방식을 통해 구분소유자 및 의결권의 5분의 4 이상의 합의를 얻는 방식이 효율적인 방안이라 할 수 있다.

절차 무너지면 무효…투명성이 곧 방어책

전문가들은 절차적 정당성이 훼손될 경우 규약 자체가 무효로 돌아갈 수 있다고 경고한다.

단순히 의결 정족수를 채웠다고 해서 모든 절차가 정당화되는 것은 아니라는 지적이다.

결국 규약의 효력을 좌우하는 것은 형식적 요건이 아니라 절차적 정당성이라는 점을 거듭 강조한다.

그렇다면 현장에서 반드시 짚고 넘어가야 할 주요 유의사항은 무엇일까.

△ 집회 소집 통지는 최소 1주일 전, 목적사항을 명확히 기재해 발송
△ 투표 참여자의 본인 여부 철저 확인
△ 대리인의 경우 위임장·인감증명서 등 적법 서류 검증 

이 과정이 미흡할 경우 일부 소유주가 제기하는 총회 결의 무효 확인 소송으로 이어질 수 있다.

실제로 관리규약이 법원에서 무효 판단을 받는 사례도 적지 않다.

"초기 설계가 비용 절감"…전문가 자문 필요성 커져

관리규약은 한 번 제정되면 장기간 건물 운영의 기준이 된다. 특히 소유주의 재산권과 직결되는 만큼, 사소한 조항 하나가 큰 분쟁으로 확대될 수 있다.

이에 따라 업계에서는 초기 단계부터 관리 전문업체 또는 법률 전문가의 자문을 받는 것이 필수적이라는 의견이 힘을 얻고 있다.

형식적인 규약을 벗어나 현실을 반영한 맞춤형 규약과 투명한 절차를 갖추는 것, 이것이 안정적인 집합건물 관리의 출발점이며 장기적인 건물 운영 비용을 줄이는 지름길이다.

기획 담당자집합건물타임즈 법무팀